Sáu lời khuyên cho một văn phòng “không giấy tờ” 

Rất nhiều doanh nghiệp, các văn phòng làm việc sử dụng máy tính đang hướng tới một văn phòng không sử dụng giấy tờ truyền thống. Lí do rất đơn giản, họ cảm thấy mệt mỏi và bị choáng ngợp bởi đống giấy lộn, các tập hồ sơ cũ nặng nề, các phong bì thư và họ muốn giảm đi mớ lộn xộn này.

Nếu chưa tin, bạn hãy xem có bao nhiêu thư ở trong hộp thư đến của hòm thư điện tử của bạn và hãy thử tưởng tượng xem bao nhiêu giấy được sử dụng nếu những tin nhắn này được gửi bằng thư truyền thống.

Rất nhiều người đã ít nhiều chuyển sang văn phòng không sử dụng giấy. Cách họ làm là: Sử dụng các máy quét ảnh thay thế cho máy các máy photo, gửi các bản fax điện tử thay cho các bản fax bằng giấy thông thường, lưu giữ thông tin điện tử thay cho việc cất vào các ngăn lưu trữ, gửi cho bạn bè, khách hàng, hoặc các nhà cung cấp thông tin lưu trên đĩa CD hoặc theo dạng gửi kèm qua Internet thay vì chứa chúng trong các thư mục. Tóm lại, họ đang ngày càng nhận được nhiều hơn từ các khoản đầu tư vào phần cứng, phần mềm và công nghệ của họ.

Bạn muốn tham gia các chiến dịch chống lại giấy? Để cứu lấy những cây xanh bên đường? Sau đây là sáu cách cần phải ghi nhớ khi bạn muốn chuyển thành một văn phòng hoặc công ty không sử dụng giấy.

1. Không sử dụng giấy, hãy chắc chắn rằng bạn sao lưu các tệp tin.

Trong hệ thống sao lưu truyền thống, bạn sẽ photocopy tài liệu và cất vào một thư mục, dán nhãn cho chúng để sau này bạn có thể xem lại từ những hộp lưu trữ. Có nhiều người và các công ty phát triển các hệ thống lưu trữ điện tử để mô phỏng hệ thống giấy tờ cũ, sử dụng Microsoft Word hoặc  các chương trình đặc thù để lưu trữ các tài liệu theo kiểu tài liệu, theo khách hàng, theo dự án, hoặc theo các phân loại khác. Tuy nhiên, những tệp tin này chỉ mới được khởi tạo và chúng cần phải được sao lưu. Các giải pháp sao lưu có thể bao gồm sao lưu trên một ổ cứng di động, hoặc sao lưu lên Internet, các địa điểm khác nhau để tối thiếu hóa các rủi ro của việc mất dữ liệu khi máy tính bị hỏng. Vì vậy, thông điệp ở đây là cần phải có một hệ thống để sao lưu các thông tin của bạn thường xuyên và phù hợp.

2. Cần có thời gian để chuyển thành văn phòng không sử dụng giấy. 

Văn phòng hoặc công ty của bạn sẽ không chuyển từ toàn bộ giấy tờ sang không sử dụng giấy chỉ trong một ngày. Đó là cả một quá trình. Bạn có thể bắt đầu bằng cách quét lại tất cả các hóa đơn bạn đơn nhận được vào hệ thống của bạn, sau đó mở rộng ra gồm tất cả các chứng từ kinh doanh nói chung liên quan. Ban đầu, bạn thậm chí có thể thấy rằng bạn đang tạo ra nhiều việc hơn thay vì giảm bớt được công việc – đặc biệt nếu bạn đang điều hành một doanh nghiệp. Tiến sĩ Boris Klopukh, một nhà niệu học cùng với các chuyên gia niệu học, LLC, Miami, đã chấp nhận chuyển đổi sang không sử dụng giấy bất cứ khi nào có thể nhưng ông cũng lưu lại các hồ sơ y tế điện tử và vẫn in ra một bản cho mình. “Tôi không chắc chắn tại sao tôi lại làm vậy, đó chỉ là một cách khác để sao lưu thông tin mà tôi cảm thấy yên tâm”, ông ấy nói.

3. Bạn sẽ cần phải sắp xếp lại văn phòng của bạn – một điều rất tốt. 

Thường không có sự xáo trộn nào trong việc tiết kiệm không gian văn phòng khi bạn bắt đầu tập trung vào không sử dụng giấy. Sau tất cả, các tài liệu của bạn vẫn được đặt trong các hộc to và bất tiện. Tuy nhiên, trong quá trình chuyển sang văn phòng không sư dụng giấy tờ, sự khác biệt trong không gian lưu trữ vật lý của bạn đang trở nên rõ ràng. Ed Banson, một nhà môi giới bất động sản và chủ sở hữu bất động sản ở Branson's California Property in Carson, Calif nói: “Tôi mở mắt khi tôi phải di chuyển từ nơi này sang nơi khác và tôi nhận ra rằng tôi có nhiều tủ hồ sơ mà tôi phải giữ không vì lí do gì”. Branson dự tính rằng ông có ít hơn một nửa  số tủ hồ sơ so với trước khi ông bắt đầu quét các tài liệu vào máy tính.

4. “Không giấy tờ” có ý nghĩa thực sự là sử dụng ít giấy tờ. 

Rất khả thi để quét tất cả các tài liệu nhận được vào máy tính của bạn, và lưu trữ tất cả các tài liệu công ty của bạn trong hệ thống của bạn. Bạn hầu như có thể loại bỏ các bản fax giấy bằng cách tạo ra các bản fax trên máy tính của bạn, chuyển ngược lại các bản fax đến hệ thống máy tính của bạn. Nhưng bạn vẫn có thể phải có một ít giấy trong văn phòng của bạn. Không phải tất cả khách hàng của bạn sẽ muốn nhận hóa đơn điện tử. Một vài đối tác sẽ vẫn muốn trao đổi với bạn bằng thư truyền thống, thuế và các yêu cầu điều chỉnh cũng có thể bắt buộc bạn phải làm một số việc trên giấy hoặc bạn cũng cần phải giữ một bản cứng của các hồ sơ kinh doanh trong quá khứ của bạn.

5. Tất cả mọi người đều phải tham gia. 

Tất cả mọi người trong đó có đối tác của bạn, vợ hoặc chồng của bạn, các thành viên trong gia đình bạn, hoặc nhân viên công ty đều phải tham gia vào quá trình trao đổi như là một cách mới để làm việc. Thay đổi có thể khó. Mọi người ai đã từng photocopy, gửi các bản fax giấy, cất hồ sơ vào các thư mục cỡ lớn, hoặc là lưu giữ cả núi thư và các danh mục mà chỉ là họ không thể bỏ, đang phải thay đổi sự nhận thức của họ. Họ sẽ phải học những thói quen mới mà thực ra họ đã biết. Mọi người phải hiểu cách để sử dụng các phần mềm mới, một số phần mềm có thể bạn chưa nhìn thấy bao giở, và bạn cũng phải học cách để làm quen với một môi trường mới.

6. Nhận ra rằng sử dụng ít giấy chỉ là bước đầu của việc giảm chi. 

Tác động hữu hình nhất của việc chuyển sang văn phòng không sử dụng giấy là giảm được chi phí in ấn, thư tín, vận chuyển và lưu trữ giấy. Vượt qua thời gian, rất nhiều các lợi ích khác trở nên rõ ràng hơn như: Giảm thời gian tìm kiếm giấy tờ bị mất khi bị xáo trộn. Mất ít thời gian hơn trong việc tìm kiếm hóa đơn, tài liệu, và, nếu bạn đang công tác, bạn sẽ mất ít thời gian hơn để sao chép lại tài liệu của khách hàng. Khả năng truy cập các thông tin đã được sắp xếp từ các tệp tin trong máy tính chỉ trong vài giây mà không cần phải tìm kiếm trong văn phòng của bạn. Nếu bạn có một phòng làm việc trung tâm để phục vụ các phòng làm việc khác, bạn có thể truy cập tới tất cả các tệp tin kinh doanh thậm chí nếu bạn đang không ở công ty của bạn bằng cách sử dụng các phần mềm như Remote Desktop Services hoặc các phần mềm khác. Tóm lại, thay đổi có thể khó, nhưng nó có thể mang lại nhiều lợi ích.

7965 Go top

Ý kiến về Website HĐGĐCNTT?
1. Đạt yêu cầu, 7 phiếu (44 %)
2. Chưa đạt yêu cầu, 4 phiếu (25 %)
3. Cần thêm chủ đề, 5 phiếu (31 %)
Tổng số phiếu: 16
Thống kê truy cập
  • Người trực tuyến Người trực tuyến
    • Khách Khách 37
    • Thành viên Thành viên 0
    • Tổng Tổng 37